Procesní pravidla a stavy

Jedním z hlavních poslání AMČR je zabezpečit nutnou agendu a evidenci archeologických akcí prováděných na území ČR. V aplikaci proto nejsou obsažena pouze data, která lze považovat za archivní, ale také rozpracované záznamy, které postihují právě probíhající, případně nedávno realizované výzkumy. Pro sběr a užívání dat v AMČR platí tzv. procesní pravidla, která říkají, jaký typ uživatele může se záznamem nakládat, v jaký okamžik vkládá informace či dokumenty a jakého cíle má být dosaženo.

Pro označení fáze zpracování záznamů slouží tzv. procesní stavy, které jsou přidělovány všem záznamům v základních datových třídách (Projekty, Akce – samostatné i projektové, Lokality, Samostané nálezy/PAS, Knihovna 3D, Dokumenty, Externí zdroje, PIAN). Procesní stav určuje, kdo může daný záznam zobrazit, kdo jej může editovat, jaké funkce jsou pro práci se záznamem dostupné a zároveň jaké kroky je třeba učinit pro plnou archivaci záznamu. Každému ze stavů také odpovídá určitý okruh informací a dat, která je v daném okamžiku možno (či nutno) vložit, a určitá práva a povinnosti konkrétních uživatelů.

Přechod od jednoho procesního stavu k druhému je řízen interakcemi systému, uživatele a archiváře. Systém eviduje datum přechodu záznamu z jednoho stavu do druhého a uživatele, který změnu provedl. V případě zpětného posunu stavů (k dispozici archivářům; např. „vrácení zprávy o akci k dopracování“) se eviduje i historie změn a důvody, které k nim vedly.

Procesní stavy projektů

Schéma přechodů mezi jednotlivými procesními stavy projektů

Procesním stavem projektu rozumíme dílčí fázi archeologické (terénní) aktivity, resp. specifickou fázi vzniku archeologické informace. Každý projekt musí být nejprve zapsán do systému (stav P1), a to s povinnými popisnými údaji. Zapsaný projekt si může některá z oprávněných organizací rezervovat k provedení výzkumu (P2), přičemž doplňuje další potřebné údaje a zároveň dočasně omezuje dostupnost jiných pro ostatní uživatele (např. osobní údaje týkající se stavebníka). Daná oprávněná organizace nyní získává povinnost zahájit a oznámit terénní práce (P3), informovat o jejich ukončení (P4) a v zákonné lhůtě podat závěrečnou informaci spolu s nálezovou zprávou (P5). Poté archivář rozhoduje, zda podané podklady je třeba vrátit k doplnění/přepracování (vrátit do P4), nebo je možno je uznat za dostatečné a archivovat (P6). Speciálním procesním stavem projektu je stav P0. Do tohoto stavu se projekt dostává po oznámení pomocí webového formuláře Oznámení o stavebním či jiném záměru. Následně dochází ke kontrole a případnému doplnění údajů pracovníky Referátů archeologické památkové péče archeologických ústavů (ARÚ) a poté je projekt posunut do stavu P1. Projekty lze před jejich zahájením v odůvodněných případech navrhovat ke zrušení (P7) a po potvrzení pracovníky ARÚ jsou považovány za zrušené (P8) nebo vráceny zpět k možnému přihlášení jinou organizací.

Procesní stavy projektů

Stav	Název	Vysvětlivka	Provádí
P0	Oznámený	Projekt po zadání pomocí veřejného formuláře na adrese https://amcr.aiscr.cz/oznameni. Po zadání je projektu přidělen dočasný identifikátor do doby administrativní kontroly a schválení oznámení archeologickými ústavy. Na základě kontroly je oznamovateli automaticky vystaveno potvrzení.	Kdokoli
P1	Zapsaný	Za zapsaný je považován takový záznam o projektu, který obsahuje údaje o lokalizaci, plánovaném zahájení a oznamovateli, vč. rámcové lokalizace projektu v mapě. Projekt lze zapsat pomocí formuláře Zapsat projekt nebo schválením oznámení. Zapsaný projekt je dostupný pro přihlášení kterékoli oprávněné organizací pomocí obrazovky Přihlásit projekt. V momentě zápisu je projektu přidělen definitivní identifikátor.	Archeolog
P2	Přihlášený	Projekt vybraný a přihlášený ke konkrétní oprávněné archeologické organizaci pomocí obrazovky Přihlásit projekt. Výběrem konkrétního projektu, doplněním povinných údajů a potvrzením se oprávněná organizace zavazuje k provedení výzkumu. Projekt není dostupný ostatním oprávněným organizacím k úpravám. V této fázi je možné volně připojovat projektovou dokumentaci. V této fázi je též nutné vyplnit korektní údaje o památkové ochraně, které jsou předány Národnímu památkovému ústavu.	Archeolog
P3	Zahájený v terénu	Postihuje běžící projekty, u nichž bylo pomocí obrazovky Zahájit terén zadáno datum zahájení terénních prací. U těchto projektů je možno k projektu přidávat Akce pro podávání údajů o odborných výsledcích projektu.	Archeolog
P4	Ukončený v terénu	Projekt je považován za ukončený po skončení jeho terénní části. Datum ukončení je do systému zadáváno pomocí obrazovky Ukončit terén a od tohoto data začíná běžet lhůta pro odevzdání nálezové zprávy. U těchto projektů je možno k projektu zapisovat projektové akce pro podávání údajů o odborných výsledcích projektu.	Archeolog
P5	Uzavřený	Projekt je uzavřený po vyplnění potřebných údajů k jednotlivým akcím, včetně prostorového vymezení, připojení všech relevantních dokumentů a odeslání ke kontrole pomocí obrazovky Uzavřít projekt.	Archeolog
P6	Archivovaný	Projekt je archivován archiváři archeologických ústavů v návaznosti na jeho uzavření pracovníkem oprávněné organizace. Dochází ke kontrole a archivaci všech připojených projektových akcí a jejich náležitostí.	Archivář
P7	Navržen ke zrušení	Projekt byl uživatelem navržen ke zrušení, neboť nedojde k jeho realizaci, nebo se jedná o chybný zápis.	Archeolog
P8	Zrušený	Projekt byl správcem systému na základě předchozího návrhu zrušen.	Archivář

Procesní stavy akcí

Schéma přechodů mezi jednotlivými procesními stavy akcí (projektových i samostatných)

Životní cyklus projektových i samostatných akcí má, na rozdíl od projektů, jen 3 stupně. Po zápisu se akce dostává do stavu AZ1, kdy lze k záznamu postupně doplnit veškeré informace a přikládat relevantní dokumenty. Poté je možné akci odeslat ke kontrole archivářům systému (AZ2). V případě, že jsou uvedené informace a přiložené dokumenty dostatečné, je akce archivována (AZ 3). V případě nedostatků je vrácena do stavu AZ1.

Obdobným schématem procesních stavů jako Akce pak probíhá životní cyklus i dalších datových tříd: Lokality, Samostatné nálezy, Knihovna 3D, Dokumenty a Externí zdroje, viz níže.

Procesní stavy akcí

Stav	Název	Vysvětlivka	Provádí
AZ1	Zapsaná	Akce byla založena, avšak nebyly doplněny všechny údaje a akce nebyla postoupena k dalšímu zpracování. U projektových akcí je přidělen identifikátor odvozený od identifikátoru projektu. U samostatných akcí je přidělen dočasný identifikátor akce.	Archeolog/Badatel
AZ2	Odeslaná	Akce byla odeslána ke kontrole správci systému a obsahuje všechny potřebné údaje, včetně požadované dokumentace. Záznam je opatřen trvalým identifikátorem.	Archeolog/Badatel
AZ3	Archivovaná	Akce byla po kontrole všech údajů správcem systému archivována spolu s připojenou dokumentací. Akce v tomto stavu jsou viditelné v Digitálním archivu AMČR.	Archivář

Procesní stavy lokalit

Procesní stavy lokalit

Stav	Název	Vysvětlivka	Provádí
AZ1	Zapsaná	Lokalita byla založena, avšak nebyly doplněny všechny údaje a lokalita nebyla dosud postoupena k dalšímu zpracování. Identifikátor lokality je pouze dočasný.	Archeolog/Badatel
AZ2	Odeslaná	Lokalita byla odeslána ke kontrole správci systému a obsahuje všechny potřebné údaje. Záznam je opatřen trvalým identifikátorem.	Archeolog/Badatel
AZ3	Archivovaná	Lokalita byla po kontrole všech údajů správcem systému archivována. Lokality v tomto stavu jsou viditelné v Digitálním archivu AMČR.	Archivář

Procesní stavy samostatných nálezů

Schéma přechodů mezi jednotlivými procesními stavy samostatných nálezů

Čtyřstupňové schéma procesních stavů najdeme u samostatných nálezů. Od třístupňového schématu platného pro většinu ostatních datových tříd se liší ve stavu SN3, kdy archeolog potvrzuje nález zapsaný a odeslaný spolupracovníkem, kontroluje a koriguje informace, které o nálezu spolupracovník uvedl a potrvzuje jeho převzetí do sbírky. Až v následujícím stavu SN4 dochází ke kontrole nálezu archiváři ARÚ a jeho archivaci, případně k vrácení archeologovi k doplnění.

Procesní stavy samostatných nálezů (AMČR-PAS)

Stav	Název	Vysvětlivka	Provádí
SN1	Rozepsaný	Samostatný nález byl založen, avšak u záznamu nebyly doplněny všechny údaje a záznam nebyl dosud předán k dalšímu zpracování. Záznam je od počátku opatřen trvalým identifikátorem.	Archeolog/Badatel
SN2	Odeslaný	Samostatný nález byl odeslán k potvrzení spolupracujícímu archeologovi. Záznam obsahuje všechny potřebné údaje.	Archeolog/Badatel
SN3	Potvrzený	U samostatného nálezu bylo spolupracujícím archeologem potvrzeno předání oprávněné organizaci. Záznam obsahuje všechny potřebné údaje a je připraven k archivaci.	Archeolog
SN4	Archivovaný	Záznam byl zkontrolován správcem systému a je viditelný v Digitálním archivu AMČR.	Archivář

Procesní stavy dokumentů

Procesní stavy dokumentů

Stav	Název	Vysvětlivka	Provádí
D1	Zapsaný	Dokument byl založen, avšak nebyly doplněny všechny údaje a dokument nebyl dosud předán k dalšímu zpracování. Identifikátor dokumentu je pouze dočasný.	Archeolog/Badatel
D2	Odeslaný	Dokument byl odeslán ke kontrole správci systému a obsahuje všechny potřebné údaje a připojený soubor/soubory. Záznam je opatřen trvalým identifikátorem.	Archeolog/Badatel
D3	Archivovaný	Dokument byl po kontrole všech údajů správcem systému archivován. Dokumenty v tomto stavu jsou viditelné v Digitálním archivu AMČR.	Archivář

Procesní stavy externích zdrojů

Procesní stavy externích zdrojů

Stav	Název	Vysvětlivka	Provádí
EZ1	Zapsaný	Bibliografický záznam (externí zdroj) byl založen, avšak u záznamu nebyly doplněny všechny údaje a záznam nebyl dosud předán k dalšímu zpracování. Identifikátor záznamu je pouze dočasný.	Archeolog/Badatel
EZ2	Odeslaný	Bibliografický záznam (externí zdroj) byl odeslán ke kontrole správci systému a obsahuje všechny potřebné údaje. Záznam je opatřen trvalým identifikátorem.	Archeolog/Badatel
EZ3	Potvrzený	Bibliografický záznam (externí zdroj) byl po kontrole všech údajů správcem systému potvrzen. Záznamy v tomto stavu jsou viditelné v Digitálním archivu AMČR.	Archivář

Procesní stavy jednotek PIAN

Jako jediná kategorie s dvojstupňovým schématem procesních stavů stojí PIAN, které se pohybují pouze ve stavech potvrzený/nepotvrzený.

Procesní stavy jednotek PIAN

Stav	Název	Vysvětlivka	Provádí
N	Nepotvrzený	PIAN byl vytvořen uživatelem při zápisu akce či projektu, avšak nebyl dosud ověřen správcem systému. Identifikátor PIAN je v tomto stavu pouze dočasný.	Archeolog/Badatel
P	Potvrzený	PIAN byl zkontrolován správcem systému a byl mu přidělen trvalý identifikátor.	Archivář