| Formát | Archivní formát | Vhodné pro | Doporučení | Poznámka | |
|---|---|---|---|---|---|
| ✔ | textové dokumenty | Při archivaci převedeno na PDF/A-2b (specifikace viz níže). | |||
| TXT | ✔ | krátké texty, protokoly, logy | Kódování UTF-8, jen jednoduché soubory. | ||
| TIFF | ✔ | plány, obrázky, fotografie | Používat LZW kompresi (při hloubce 8 bit/24 bit). Lze používat GeoTIFF v souřadnicích S-JTSK (EPSG:5514) nebo WGS-84 (EPSG:4326). | ||
| JPEG | ✔ | obrázky, fotografie | Nepoužívat subsampling, kompresní poměr ideálně 100 %, min. 80 %. | ||
| PNG | ✔ | obrázky, fotografie | |||
| SVG | ✔ | vektorová grafika | |||
| CSV | ✔ | strukturovaná data, tabulky | Kódování UFT-8. | ||
| XLSX | ✔ | strukturovaná data, tabulky | Nesmí obsahovat grafy, vnořené tabulky, makra atp. |
Správa dokumentů
K prohlížení dokumentů uložených v AMČR slouží primárně služba Digitální archiv AMČR.
Modul Dokumenty slouží pro správu dokumentů, které jsou v systému uloženy (mimo dokumentů v Knihovně 3D). Dokumenty do AMČR nejčastěji připojujeme jako součásti projektových akcí, tedy nálezové zprávy apod., většina operací s dokumenty tedy probíhá v rámci správy projektů, resp. akcí, či na ně přímo navazuje.
Videonávod
Videonávod ukazuje celý proces, který se týká správy projektů a akcí od zápisu projektu po jeho uzavření. Video nemá zvuk.
Pro modul Dokumenty je relevantní především část Připojení dokumentu.
Návod
Správa záznamů
Správa všech dokumentů (mimo záznamů v Knihovně 3D) v AMČR probíhá v modulu Dokumenty. Zde je možné přidávat nové záznamy či prohlížet a editovat záznamy již existující. Přímo z modulu je možné také stahovat dokumenty na lokální úložiště, ale primárně pro tuto aktivitu doporučujeme použít aplikaci Digitální archiv AMČR.
Zápis dokumentu
Při volbě karty Zapsat v modulu Dokumenty je jako první potřeba vybrat na vyskakovacím okně region, ke kterému se dokument váže (Čechy – v identifikátoru prefix C, Morava a Slezsko – v identifikátoru pak prefix M).
Zápisem v modulu Dokumenty vzniká záznam, který obsahuje informace o vloženém dokumentu. Dokud je dokument ve stavu zapsaný, je mu přidělen pouze dočasný identifikátor začínající prefixem X. Do zápisu dokumentu lze vstoupit buď přímo přes modul Dokumenty a kartu Zapsat, nebo je tato možnost přístupná i při připojování dokumentů k jiným typům záznamů (např. v modulech Projekty, Samostatné akce nebo Lokality).
Popis dokumentu
Po vytvoření dokumentu v je možné vyplnit jeho metadatový popis. Ten obsahuje informace o dokumentu. Při zápisu je potřeba vyplnit povinné údaje označené hvězdičkou (*) a při posunu do dalších stavů je třeba doplnit pole žlutě zvýrazněná, stejně jako ve zbytku aplikace.
Připojení souboru
Ke každému záznamu o dokumentu lze připojit jeden či více souborů, které tvoří obsah dokumentu v sekci Soubory pomocí tlačítka Nahrát soubory v liště sekce vpravo nahoře. U nahrávaných souborů probíhá kontrola, zda obsahově identický soubor v úložišti již neexistuje, případná chybová hláška může uživatele varovat, že omylem připojuje totožný soubor. Připojit stejný soubor k více záznamům ale nemusí být vždy nutně špatně, takže jde pouze o upozornění, ale aplikace v tom uživateli nezabrání.
Náhled připojeného souboru se pak zobrazí na stránce detailu celého souboru, kde jsou i základní akce, které lze se souborem provést, jako nahrazení, smazání apod.
Formáty souborů
Optimalizace PDF do archviního formátu PDF/A-2b je prováděna pomocí Adobe Acrobat s využitím funkce “Kontrola před výstupem”. Přesná specifikace a export nastavení jsou dostupné v tomto archivu .
Části dokumentu
Ke každému záznamu o dokumentu je možné připojit i jeho části, které umožňují k dokumentu připojit komponentu, akci, lokalitu či projekt podle toho, k čemu se dokument vztahuje. V případě, že je k dokumentu přiřazována komponenta, která v systému nevystupuje jako samostatný druh záznamu, je možné k ní, stejně jako např. u komponent u archeologických akcí, připojovat objekty a předměty, které komponentu charakterizují.
Vyhledávání
Podobně jako v jiných modulech i zde je možné vyhledávat pomocí přednastavených filtrů. Stejně jako např. u samostatných akcí mají i dokumenty pouze třístupňové schéma procesních stavů a přednastavené volby jsou zde tedy k dispozici pro varianty výběru podle vlastníka záznamu.