Správa dokumentů

K prohlížení dokumentů uložených v AMČR slouží primárně služba Digitální archiv AMČR.

Modul Dokumenty slouží pro správu dokumentů, které jsou v systému uloženy (mimo dokumentů v Knihovně 3D). Dokumenty do AMČR nejčastěji připojujeme jako součásti projektových akcí, tedy nálezové zprávy apod., většina operací s dokumenty tedy probíhá v rámci správy projektů, resp. akcí, či na ně přímo navazuje.

Videonávod

Videonávod ukazuje celý proces, který se týká správy projektů a akcí od zápisu projektu po jeho uzavření. Video nemá zvuk.

Pro modul Dokumenty je relevantní především část Připojení dokumentu.

Návod

Správa záznamů

Správa všech dokumentů (mimo záznamů v Knihovně 3D) v AMČR probíhá v modulu Dokumenty. Zde je možné přidávat nové záznamy či prohlížet a editovat záznamy již existující. Přímo z modulu je možné také stahovat dokumenty na lokální úložiště, ale primárně pro tuto aktivitu doporučujeme použít aplikaci Digitální archiv AMČR.

Zápis dokumentu

Při volbě karty Zapsat v modulu Dokumenty je jako první potřeba vybrat na vyskakovacím okně region, ke kterému se dokument váže (Čechy – v identifikátoru prefix C, Morava a Slezsko – v identifikátoru pak prefix M).

Zápisem v modulu Dokumenty vzniká záznam, který obsahuje informace o vloženém dokumentu. Dokud je dokument ve stavu zapsaný, je mu přidělen pouze dočasný identifikátor začínající prefixem X. Do zápisu dokumentu lze vstoupit buď přímo přes modul Dokumenty a kartu Zapsat, nebo je tato možnost přístupná i při připojování dokumentů k jiným typům záznamů (např. v modulech Projekty, Samostatné akce nebo Lokality).

Popis dokumentu

Po vytvoření dokumentu v je možné vyplnit jeho metadatový popis. Ten obsahuje informace o dokumentu. Při zápisu je potřeba vyplnit povinné údaje označené hvězdičkou (*) a při posunu do dalších stavů je třeba doplnit pole žlutě zvýrazněná, stejně jako ve zbytku aplikace.

Připojení souboru

Ke každému záznamu o dokumentu lze připojit jeden či více souborů, které tvoří obsah dokumentu v sekci Soubory pomocí tlačítka Nahrát soubory v liště sekce vpravo nahoře. U nahrávaných souborů probíhá kontrola, zda obsahově identický soubor v úložišti již neexistuje, případná chybová hláška může uživatele varovat, že omylem připojuje totožný soubor. Připojit stejný soubor k více záznamům ale nemusí být vždy nutně špatně, takže jde pouze o upozornění, ale aplikace v tom uživateli nezabrání.

Náhled připojeného souboru se pak zobrazí na stránce detailu celého souboru, kde jsou i základní akce, které lze se souborem provést, jako nahrazení, smazání apod.

Části dokumentu

Ke každému záznamu o dokumentu je možné připojit i jeho části, které umožňují k dokumentu připojit komponentu, akci, lokalitu či projekt podle toho, k čemu se dokument vztahuje. V případě, že je k dokumentu přiřazována komponenta, která v systému nevystupuje jako samostatný druh záznamu, je možné k ní, stejně jako např. u komponent u archeologických akcí, připojovat objekty a předměty, které komponentu charakterizují.

Vyhledávání

Podobně jako v jiných modulech i zde je možné vyhledávat pomocí přednastavených filtrů. Stejně jako např. u samostatných akcí mají i dokumenty pouze třístupňové schéma procesních stavů a přednastavené volby jsou zde tedy k dispozici pro varianty výběru podle vlastníka záznamu.