| Formát | Archivní formát | Vhodné pro | Doporučení | Poznámka | |
|---|---|---|---|---|---|
| ✔ | textové dokumenty | Při archivaci převedeno na PDF/A-2b (specifikace viz níže). | |||
| TXT | ✔ | krátké texty, protokoly, logy | Kódování UTF-8, jen jednoduché soubory. | ||
| TIFF | ✔ | plány, obrázky, fotografie | Používat LZW kompresi (při hloubce 8 bit/24 bit). Lze používat GeoTIFF v souřadnicích S-JTSK (EPSG:5514) nebo WGS-84 (EPSG:4326). | ||
| JPEG | ✔ | obrázky, fotografie | Nepoužívat subsampling, kompresní poměr ideálně 100 %, min. 80 %. | ||
| PNG | ✔ | obrázky, fotografie | |||
| SVG | ✔ | vektorová grafika | |||
| CSV | ✔ | strukturovaná data, tabulky | Kódování UFT-8. | ||
| XLSX | ✔ | strukturovaná data, tabulky | Nesmí obsahovat grafy, vnořené tabulky, makra atp. |
Správa dokumentů
K prohlížení dokumentů uložených v AMČR slouží primárně služba Digitální archiv AMČR.
Modul Dokumenty slouží pro správu dokumentů, které jsou v systému uloženy (mimo dokumentů v Knihovně 3D). Dokumenty do AMČR nejčastěji připojujeme jako součásti projektových akcí, tedy nálezové zprávy apod., většina operací s dokumenty tedy probíhá v rámci správy projektů, resp. akcí nebo lokalit či na ně přímo navazuje.
Videonávod
Videonávod ukazuje celý proces, který se týká správy projektů a akcí od zápisu projektu po jeho uzavření. Video nemá zvuk.
Pro modul Dokumenty je relevantní především část Připojení dokumentu.
Návod
Správa záznamů
Správa všech dokumentů (mimo záznamů v Knihovně 3D) v AMČR probíhá v modulu Dokumenty. Zde je možné prohlížet a editovat již existující záznamy. Přidávat zcela nové záznamy dokumentů je možné pouze skrze moduly Projekty, Akce a Lokality. Přímo z modulu je možné také stahovat dokumenty na lokální úložiště, ale primárně pro tuto aktivitu doporučujeme použít aplikaci Digitální archiv AMČR.
Zápis nového dokumentu
Při kliknutí na tlačítko + v tabulce Dokumenty v modulech Akce, Projekty nebo Lokality je třeba vybrat z rolovací nabídky možnost Přidat dokument. Aplikace se tím přepne do editačního prostředí modulu Dokumenty.
Zápisem v modulu Dokumenty vzniká záznam, který obsahuje informace o vloženém dokumentu. Dokud je dokument ve stavu zapsaný, je mu přidělen pouze dočasný identifikátor začínající prefixem X.
Popis dokumentu
Po vytvoření dokumentu je možné vyplnit jeho metadatový popis. Ten obsahuje informace o dokumentu. Při zápisu je potřeba vyplnit povinné údaje označené hvězdičkou (*) a při posunu do dalších stavů je třeba doplnit pole žlutě zvýrazněná, stejně jako ve zbytku aplikace.
Připojení souboru
Ke každému záznamu o dokumentu lze připojit jeden či více souborů, které tvoří obsah dokumentu v sekci Soubory pomocí tlačítka Nahrát soubory v liště sekce vpravo nahoře. U nahrávaných souborů probíhá kontrola, zda obsahově identický soubor v úložišti již neexistuje, případná chybová hláška může uživatele varovat, že omylem připojuje totožný soubor. Připojit stejný soubor k více záznamům ale nemusí být vždy nutně špatně, takže jde pouze o upozornění, ale aplikace v tom uživateli nezabrání.
Náhled připojeného souboru se pak zobrazí na stránce detailu celého souboru, kde jsou i základní akce, které lze se souborem provést, jako nahrazení, smazání apod.
Formáty souborů
Optimalizace PDF do archviního formátu PDF/A-2b je prováděna pomocí Adobe Acrobat s využitím funkce “Kontrola před výstupem”. Přesná specifikace a export nastavení jsou dostupné v tomto archivu .
Části dokumentu
Ke každému záznamu o dokumentu je možné připojit i jeho části, které umožňují k dokumentu připojit komponentu, akci, lokalitu či projekt podle toho, k čemu se dokument vztahuje. V případě, že je k dokumentu přiřazována komponenta, která v systému nevystupuje jako samostatný druh záznamu, je možné k ní, stejně jako např. u komponent u archeologických akcí, připojovat objekty a předměty, které komponentu charakterizují.
Vyhledávání
Podobně jako v jiných modulech i zde je možné vyhledávat pomocí přednastavených filtrů. Stejně jako např. u samostatných akcí mají i dokumenty pouze třístupňové schéma procesních stavů a přednastavené volby jsou zde tedy k dispozici pro varianty výběru podle vlastníka záznamu.